Informativa sulla protezione dei dati

Base giuridica per il trattamento dei dati personali

La presente informativa sulla protezione dei dati è stata formulata in conformità ai requisiti della Legge federale sulla protezione dei dati («LPD»), del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’Unione europea («RGPD») e del Regolamento generale sulla protezione dei dati del Regno Unito (ingl. «UK GDPR»). Se e in quale misura tali leggi siano applicabili dipende dal rispettivo caso individuale. Nella previdenza professionale obbligatoria si applicano inoltre le disposizioni speciali in materia di protezione dei dati della Legge federale sulla previdenza professionale per la vecchiaia, i superstiti e l’invalidità (LPP).

Ai sensi dell’art. 86 LPP, tutte le persone che partecipano all’attuazione, al controllo o alla sorveglianza dell’attuazione della previ-denza professionale hanno l’obbligo di serbare il segreto nei confronti di terzi.

Servisa tratta i vostri dati personali in maniera consona alla legislazione in materia di protezione dei dati applicabile.

Per «trattamento» o «elaborazione» si intende qualsiasi operazione relativa a dati personali, indipendentemente dalle procedure e dai mezzi impiegati. In particolare, la raccolta, la memorizzazione, la conservazione, l’utilizzo, la modifica (incl. pseudonimizzazione e anonimizzazione), la comunicazione, l’archiviazione, la cancellazione o la distruzione di dati. In tale contesto, il trattamento non può violare illecitamente la personalità delle persone interessate risp. può basarsi sui seguenti presupposti in materia di protezione dei dati:

• esistenza di un contratto con Servisa
• interessi legittimi di Servisa
• obblighi legali
• autorizzazione

Finalità del trattamento dei dati

Nell’ambito dei mandati che le sono affidati, Servisa tratta i dati personali per attuare la previdenza professionale e sovraobbligatoria e per mantenere la copertura previdenziale della clientela.

Categorie di dati personali

I dati personali trattati da Servisa comprendono dati relativi alle persone interessate, da esse comunicati o di dominio pubblico. I dati sono suddivisi nelle seguenti categorie:

• dati per le comunicazioni
• dati contrattuali
• dati principali
• dati dei destinatari (p. es. cognome, nome, indirizzo, domicilio, numero AVS, massa salariale, data di entrata e di uscita, grado d’occupazione, interruzioni del lavoro e loro genere, calcoli dei riscatti, prelievi anticipati, p. es. per abitazioni di proprietà o nell’ambito di un divorzio, informazioni concernenti la capacità lavorativa)
• dati bancari, finanziari e patrimoniali
• dati relativi a un sinistro
• dati sullo stato di salute
• dati di registrazione
• dati tecnici
• dati relativi al comportamento e alle preferenze
• dati relativi a sicurezza, garanzia e compliance
• altri dati (p. es. procure, certificazioni ufficiali, ecc.)

Messa a disposizione dei dati

La persona stipulante o avente diritto deve mettere a disposizione i dati necessari alla valutazione del rischio, all’esecuzione del con-tratto e alla liquidazione del sinistro. Se non adempie a tale obbligo, le si può rifiutare interamente o in parte la stipula del contratto o il versamento della prestazione prevista in caso di sinistro.

Scambio di dati

Per una gestione ottimale dei processi aziendali e della stipulazione del contratto, dell’esecuzione del contratto o dell’erogazione delle prestazioni, Servisa, o i suoi incaricati, possono, se necessario, raccogliere dati personali rilevanti presso terzi. I terzi sono espres-samente dispensati dal loro obbligo di mantenere il segreto professionale nei confronti di Servisa e di soggetti da essa incaricati, in virtù della trasmissione della proposta di assicurazione o della denuncia di un caso di sinistro o di prestazione.

L’inoltro di dati personali ai terzi inclusi nel contratto (come riassicuratori, incaricati, fornitori di servizi, autorità, ecc.) può essere necessario ai fini della gestione della stipula del contratto o dell’erogazione di prestazioni, oltre che per la raccolta di informazioni utili. Nella comunicazione dei dati, Servisa non è quindi soggetta all’obbligo di serbare il segreto professionale ai sensi della LPD. Inoltre, Servisa obbliga i terzi a gestire i dati in modo idoneo a seconda della loro sensibilità e altre circostanze. I dati possono essere trasmessi a destinatari in Svizzera e all’estero qualora le circostanze del trattamento lo impongano. Informazioni dettagliate sono disponibili nell’«Elenco dei destinatari e degli Stati».

Profilazione e decisione individuale automatizzata

La profilazione è un tipo di trattamento automatizzato dei dati personali che consiste nell’analizzare aspetti personali come situazione economica, stato di salute, interessi, affidabilità, comportamento o trasloco in un altro comune. Tramite la profilazione, Servisa può analizzare determinati aspetti personali (interessi e preferenze) delle persone interessate, in modo da poter inviare pubblicità oppure offerte personalizzate, nonché rilevare rischi di abuso e per la sicurezza. Utilizzando procedure ad hoc per l’analisi dei dati, Servisa acquisisce inoltre informazioni statistiche. Nel caso in cui si prenda una decisione individuale completamente automatizzata che comporti una conseguenza giuridica negativa o che danneggi in modo significativo la persona interessata, Servisa lo segnalerà in maniera adeguata e la persona interessata avrà la possibilità di contattare Servisa in modo che tali decisioni siano riesaminate da un essere umano. Eventuali decisioni completamente automatizzate si basano sempre sulle regole di ponderazione delle informazioni prestabilite da Servisa.

Sicurezza dei dati

Nell’ambito del trattamento dei dati personali, Servisa adotta i necessari provvedimenti tecnici e di carattere organizzativo al fine di impedire accessi non autorizzati e altre forme di trattamento illecite. Tali provvedimenti sono conformi agli standard internazionali applicati in questo campo e vengono regolarmente controllati e, se necessario, adattati.

Durata del periodo di conservazione dei dati

Servisa tratta i dati personali finché necessario per l’adempimento delle finalità del trattamento, per il rispetto dei termini legali di conservazione, per eventuali interessi legittimi, ossia a scopo di documentazione e di prova, o per il periodo durante il quale sussista la possibilità che vengano fatti valere dei diritti contro Servisa, o qualora la loro memorizzazione sia tecnicamente necessaria, come nel caso delle copie di sicurezza.

Maggiori informazioni sulla rispettiva durata del periodo di conservazione sono disponibili nei capitoli relativi al « Trattamento dei dati in relazione a siti web e servizi online». Salvo obblighi legali o contrattuali che impongano il contrario, provvederemo ad eliminare o ad anonimizzare i vostri dati dopo la scadenza della durata del periodo di conservazione nell’ambito delle nostre procedure usuali.

Partner commerciali e servizi

Nell’ambito della relazione d’affari con partner commerciali che possono comprendere gruppi di persone come p. es. committenti, partner di cooperazione, appaltatrici, fornitori di servizi, fornitori e fornitrici o loro rappresentanti, Servisa tratta le seguenti categorie di dati personali:

• dati per le comunicazioni
• dati contrattuali
• dati principali
• dati di registrazione
• dati tecnici
• dati relativi a sicurezza, garanzia e compliance
• altri dati

Servisa tratta i dati personali sopra elencati per le seguenti finalità:

• avvio, gestione ed esecuzione di relazioni contrattuali, p. es. in caso di contratti di fornitura o di consulenza
• rispetto di leggi, istruzioni e raccomandazioni delle autorità in Svizzera e all’estero e di normative interne
• gestione del rischio nell’ambito di una gestione aziendale avveduta, ivi inclusi organizzazione e sviluppo aziendale
• gestione dei partner commerciali e dei contatti
• collaborazione con partner commerciali
• scambio di informazioni tra le società del gruppo
• ulteriori finalità

I dati possono essere inoltrati in Svizzera e all’estero. Informazioni dettagliate sono disponibili nell’«Elenco dei destinatari e degli Stati».

• dati bancari e finanziari
• dati relativi a sicurezza, garanzia e compliance

I dati possono essere inoltrati in Svizzera e all’estero. Informazioni dettagliate sono disponibili nell’«Elenco dei destinatari e degli Stati».

Sicurezza degli edifici

Le categorie di dati personali che Servisa tratta al fine di garantire la sicurezza sono:

• registrazioni video delle telecamere di sorveglianza
• informazioni tecniche, p. es. posizione della telecamera, ora della registrazione
• registrazioni dei sistemi di controllo degli accessi
• dati sugli spostamenti delle persone in relazione al controllo degli accessi
• dati personali di visitatori, visitatrici e ospiti

Servisa tratta i dati personali sopra elencati per le seguenti finalità:

• garantire la protezione di persone, dipendenti, dati, segreti, valori patrimoniali, sistemi ed edifici
• accertamento di furti e operazioni rilevanti per la sicurezza
• utilizzo dei mezzi di prova in procedimenti giudiziari ed extragiudiziali
• esercizio del diritto di proprietà
• controllo degli accessi
• rispetto di leggi, istruzioni e raccomandazioni delle autorità in Svizzera e all’estero e di normative interne

Le telecamere di sorveglianza sono puntate su:

• aree per la raccolta dei rifiuti
• parcheggi sotterranei e vie di accesso
• aree di sicurezza specifiche come locali server, magazzini con merci di valore o aree di lavoro sensibili
• parcheggi
• scale
• cortili interni
• ascensori
• ingressi e vie di accesso (porte, cancelli)
• altre aree contrassegnate

I dati possono essere inoltrati in Svizzera e all’estero. Informazioni dettagliate su questo tema sono disponibili nell’«Elenco dei destinatari e degli Stati».

Servisa tratta i dati personali fintanto che sono necessari per gli scopi descritti e di norma li cancella dopo 30 giorni.

Diritto di accesso

Il diritto di richiedere informazioni in merito all’eventualità che Servisa tratti dati personali, su quali essi siano, nonché di ricevere una copia di tali dati personali.

Diritto di rettifica

Il diritto di correggere dati inesatti.

Diritto alla cancellazione

Il diritto di chiedere la cancellazione dei dati personali nella misura in cui Servisa non sia più tenuta o autorizzata, ai sensi delle leggi e delle prescrizioni vigenti, a conservare tali dati personali.

Diritto di limitazione di trattamento

Il diritto di opporsi in qualsiasi momento a un trattamento di dati personali con effetto per il futuro, nella misura in cui il trattamento in questione non sia imperativamente necessario all’esecuzione del contratto e/o Servisa non vi sia tenuta o autorizzata in virtù delle leggi e prescrizioni vigenti.

Diritto di opposizione al trattamento dei dati e revoca del consenso

Il diritto di opporsi al trattamento di dati personali, in particolare nel caso in cui il trattamento si basi su interessi legittimi o avvenga ai fini del marketing diretto, nonché il diritto di revocare il proprio consenso, qualora il trattamento si basi su tale consenso.

Diritto alla portabilità

Il diritto di esigere da Servisa la portabilità di determinati dati personali.

Diritti in caso di decisioni individuali automatizzate

Il diritto della persona interessata, in caso di decisioni esclusivamente automatizzate, di esporre il proprio punto di vista e di esigere che la decisione venga esaminata da una persona fisica.

Diritto di proporre reclamo

Le persone interessate hanno la possibilità di proporre reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati.

E-mail

Servisa invita le persone interessate a considerare che Internet è una rete mondiale, aperta e accessibile a chiunque. La comunica-zione via e-mail di solito non è criptata e si svolge esclusivamente durante il normale orario d’ufficio. Può succedere che dei dati vengano persi, intercettati e/o manipolati da terzi, ad esempio per millantare una presunta autenticità. Servisa adotta misure di sicurezza adeguate a livello tecnico e organizzativo per impedire che ciò avvenga all’interno del proprio sistema. Tuttavia, in caso di trasmissione di dati per e-mail, la riservatezza dei dati non può essere garantita. Tale aspetto ha valenza soprattutto se si divulgano dati personali degni di particolare protezione (p. es. i dati sullo stato di salute). Le e-mail possono essere rallentate, cancellate, in-oltrate in modo errato o abbreviate a causa di errori di trasmissione, difetti tecnici o altri malfunzionamenti. I dispositivi di accesso esterni (PC, smartphone, ecc. di utenti finali) e parti dell’infrastruttura coinvolta nella trasmissione di dati tra il mittente e Servisa si trovano al di fuori dell’area di sicurezza e di controllo di Servisa. Spetta all’utente finale di Internet informarsi sulle precauzioni da adottare per garantire la sicurezza, e adottare misure adeguate (p. es. protezione antivirus aggiornata ecc.). Servisa non si assume alcuna responsabilità per eventuali conseguenze e danni che possono derivare dallo scambio elettronico di informazioni, e in partico-lare dall’uso improprio del sistema di posta elettronica di cui non è responsabile. Servisa si riserva il diritto di essere tenuta manle-vata e indenne nei confronti della persona interessata per qualunque danno intenzionale che dovesse derivarle dalle transazioni com-merciali con la persona in questione attraverso lo scambio elettronico di informazioni. Servisa si riserva il diritto, caso per caso, di non rispondere per e-mail o di esigere in via supplementare un altro formato per l’assegnazione dell’incarico o le informazioni ri-cevute per e-mail (p. es. modulo con firma).

File di log

• All’accesso, i provider dei siti web di Servisa Fondazione collettiva raccolgono e memorizzano dei dati in cosiddetti file di log. Si tratta dei dati seguenti:
  • indirizzo IP dell’utente che ha visitato il sito Internet
  • nome utente (user ID) per l’utilizzo del portale clienti
  • data e ora dell’accesso al sito Internet di Servisa
  • denominazione dei siti Internet visitati
  • definizione dei file consultati (download)
  • messaggio di notifica dell’avvenuto accesso al sito
  • sito precedentemente visitato
• Questi dati non vengono memorizzati insieme ad altri dati personali dell’utente. Inoltre, questi dati sono raccolti solo a fini statistici vertenti sull’utilizzo dei siti web e di sicurezza nonché per l’ottimizzazione dell’offerta e del sito web e non sono trasmessi a terzi per altri scopi.
  • Tali dati vengono cancellati non appena non siano più necessari al conseguimento dello scopo per cui sono stati raccolti e non sussista alcuna base giuridica che ne giustifichi la conservazione.
  • Poiché i dati d’accesso sono imperativamente necessari al fine di mettere a disposizione il sito web, non è possibile opporsi a questo trattamento dei dati.

Portale per gli assicurati

È possibile fruire di talune offerte tramite il portale degli assicurati. Per garantire il funzionamento delle procedure di registrazione e di login nonché del portale degli assicurati, Servisa tratta p. es. i seguenti dati: appellativo (sesso), nome, cognome, numero di telefono, indirizzo e-mail, password per accedere al portale e indirizzo IP. Le/gli utenti del portale degli assicurati di Servisa possono modifi-care autonomamente e in qualsiasi momento i propri dati inseriti nel portale in questione.Il comportamento delle/degli utenti sui siti web di Servisa può essere confrontato con i dati ricavati dal portale degli assicurati di Servisa (p. es. fascia di età, regione di domicil-io e sesso) per offrire loro prodotti personalizzati. La decisione non è automatizzata per i casi individuali.

Manifestazioni ed eventi online

Per l’esecuzione di webinar, brownbag e altre manifestazioni online, Servisa ricorre ai servizi tecnologici di fornitori terzi. In caso di partecipazione a manifestazioni online, ai fornitori terzi vengono comunicati di norma i nomi e gli indirizzi e-mail dei partecipanti, così come indicati al momento dell’iscrizione, della registrazione o dell’adesione, al fine dell’esecuzione tecnica della manifestazione. I dati vengono ospitati di norma in Svizzera. Non si può escludere che tali dati vengano memorizzati al di fuori della Svizzera, siano soggetti ad altri ordinamenti giuridici e/o vengano inoltrati dai fornitori terzi ad altri terzi. Trova applicazione la rispettiva informativa sulla protezione dei dati dei/del fornitori/e di servizi. Servisa stessa non trasmette altre informazioni sulla clientela nell’ambito dell’esecuzione della manifestazione e dell’impiego di fornitori terzi. In caso di iscrizione a eventi, Servisa chiede di norma informa-zioni relative alle persone partecipanti. Si tratta eventualmente di informazioni su persone diverse da quelle che eseguono l’iscrizione. Una volta conclusasi l’iscrizione, Servisa impone alla persona iscritta di informare tutte le persone iscritte nominalmente dell’informativa sulla protezione dei dati di Servisa e Servisa stessa presuppone, con la conclusione dell’iscrizione, che le persone iscritte nominalmente siano state sufficientemente informate sul trattamento dei dati da parte di Servisa. Tutti i dati inseriti vengono utilizzati esclusivamente nell’ambito dell’organizzazione ed esecuzione dell’evento e vengono eliminati entro un termine adeguato e/o legale. Può accadere che vengano trasmessi dei dati a terzi qualora sia necessario comunicare p. es. elenchi di nomi per l’esecuzione di eventi. Informazioni dettagliate sono disponibili nell’«Elenco dei destinatari e degli Stati». L’inoltro si evince di norma dalle circostanze dell’iscrizione (p. es. iscrizione a un viaggio, a un soggiorno in albergo o ristorante), altrimenti Servisa si riserva di prevedere un’informativa separata che appare nella finestra di iscrizione. La durata del periodo di conservazione dei dati dipende dallo scopo ed è limitata allo stretto necessario. I dati vengono eliminati entro il termine previsto.